각 성격의 고유한 장점에 맞춰서 시간을 가장 효율적으로 관리할 수 있습니다. 그렇다면 여러분은 액션 히어로, 디바, 일꾼, 예스맨, 완벽주의자 중 어디에 해당하나요? Matthew Jenkin 보고서
코치에서 앱에 이르기까지, 업무량을 더 효율적으로 관리할 수 있고 생산성을 높인다고 하는 제품과 서비스는 이루 셀 수 없을 정도로 많습니다. 하지만 마케팅 부서의 Lucy는 퇴근 시간 전까지 많은 일을 순조롭게 처리하는 것 같은데, 왜 여러분은 오후 다섯 시가 되어도 처리해야 하는 일의 반도 채 끝내지 못하는 걸까요? 그것은 바로 효율적인 시간 관리의 관건은 물리적인 시간 수가 아니라 개인의 성격이기 때문입니다.
여러 기업에서 오래전부터 누구에게나 통용되는 접근 방식은 없는 것으로 여겨져 왔습니다. 그리고 마이어스-브리그스 성격 유형 지표(MBTI, Myers-Briggs Type Indicator)(1)와 같은 성격 검사가 기업에서의 직원 평가 도구로 각광을 받았습니다. 많은 사람은 MBTI가 성공할 수 있었던 이유가 단순함에 있다고 말합니다. MBTI는 Carl Jung의 연구를 토대로 작성된 93개 질문으로 구성되어 있으며, 이를 통해 사람들을 16개 유형으로 구분할 수 있습니다. 그리고 각 유형은 내향성/외향성, 사고/감정, 판단/인식이 서로 결합된 형태입니다.
경영 컨설턴트이자 행동 전문가인 Beverly Flaxington은 기업에서 시간을 성공적으로 관리하려면 각 직원의 고유한 행동을 업무에 반영해야 한다고 이야기합니다.
"저는 몇 년 전에 효율적으로 일하기 위해서 잡무 처리를 도와줄 직원을 채용했어요. 그들은 모든 것을 상자에 집어넣은 후에 보이지 않게 숨겨버리더군요. 저는 보이는 것을 굉장히 중요하게 생각해서 눈앞에 일을 펼쳐놓고 하는 스타일인데 그렇게 해 버리는 바람에 엉망이 되었어요. 일을 거의 하지 못했죠. 그 이후 저는 시간을 효율적으로 관리하려면 타고난 개인의 성격에 맞춰야 한다는 것을 깨닫게 됐어요."
그렇다면 가장 공통적인 다섯 가지 성격 유형은 무엇이고, 각 유형에 속하는 사람들은 더 나은 시간 관리를 위해 어떤 식으로 행동을 관리해야 할까요?
1. 액션 히어로
이 유형에 속하는 사람들은 원더우먼이나 슈퍼맨과 비슷합니다. 그들은 불타는 건물을 보면 소방대원이 오기도 전에 그 안으로 뛰어듭니다. 그들은 불가능해 보이는 업무를 맡게 되어도 총알보다 더 빠른 속도로 일을 완벽하게 끝냅니다. Flaxington에 따르면 그들의 최대 약점은 그날 일을 그날 끝내느라 뭔가를 빠뜨릴 수 있다는 점입니다.
시간 관리의 전환: 인력 개발 자문회사인 Hunter Roberts의 설립자이자 수석 코치인 Susy Roberts에 의하면, 이러한 사람들은 결과 중심적이어서 일의 중요성이나 긴급함에 대해 별로 고려하지 않고 행동하는 경우가 많다고 합니다(2). 그녀는 이러한 유형에 속하는 경우 정해진 순서 없이 눈에 띄는 일부터 처리하는 대신, 한 걸음 뒤로 물러나서 어떤 일을 먼저 해야 할지 신중하게 생각하라고 조언합니다.
성공하는 사람들의 일곱 가지 습관(Seven Habits of Highly Effective People)의 저자 Stephen Covey(3)도 이와 비슷하게 네 가지 지표인 ‘중요한 일/중요하지 않은 일, 급한 일/급하지 않은 일’을 고려하여 일의 우선순위를 결정할 것을 제안합니다.
2. 디바
직장 파티에서 어울리기 정말 좋은 유쾌한 사람이지만, 이들이 잡담하면서 보내는 시간을 생각할 때 맡은 일을 제대로 하고 있는지 의심이 드는 유형입니다. 낙천적이고, 친근하고, 말도 잘하고, 재미있는 사람이지만 그날 계획한 일들을 완벽하게 끝내기는커녕 거의 손을 대지 못할 가능성이 높습니다. Roberts는 이들이 자신의 성과를 자랑하는 경향이 있기 때문에 생산성 측면에서 실제보다 더 부풀려진 인상을 줄 수 있다고 이야기합니다.
Flaxington은 다음과 같이 이야기합니다. "이들의 경우 순식간에 시간이 흘러가 버립니다. 그들은 ‘오늘 열다섯 가지의 일을 마쳐야지’라고 생각하지만, 시간이 가는 줄도 모르고 즐겁게 수다를 떨다가 하루를 보냅니다."
시간 관리의 전환: 이러한 사람들은 전략을 마련하여 큰 효과를 볼 수 있습니다. Flaxington의 조언에 의하면 대형 프로젝트를 완수해야 할 경우 이를 여러 개의 작은 단계로 나누고, 달력에 할 일을 적고, 알림을 설정하는 것이 좋습니다. 달력을 사용하여 업무와 개인 일정을 한 곳에서 모두 관리하면 더 빠르고 간편하게 일정을 계획할 수 있어서 나중에 일정을 다시 조정할 가능성이 줄어듭니다.
이메일 관리도 매우 중요합니다. McKinsey Global Institute에서 2012년에 실시한 연구에 따르면 사람들은 이메일을 읽고 답변하는 데 하루 근무 시간 중 평균 1/4을 사용한다고 합니다(4). 이 연구 결과에 따르면 이메일은 ‘역할별 업무’ 다음으로 가장 많은 시간이 소요되는 활동입니다.
마케팅 및 영업 전문가인 Zach Hanlon은 Fast Company에 기고한 글에서(5) 이메일에 소요되는 시간을 줄이려면 주제별로 이메일을 ‘정리’하지 말고 기한을 고려해야 한다고 이야기합니다. 그는 이메일 수신함을 할 일이 적힌 목록으로 사용하는 대신, 시간 순서에 따른 긴급성/중요성을 기준으로 하여 다섯 개의 폴더를 만들라고 조언합니다.
3. 일꾼
‘느리지만 꾸준한 사람이 경주에서 이긴다’라는 말이 딱 들어맞는 유형입니다. Roberts는 이들이 모든 일을 처음부터 끝까지 철저하게 검토하고, 신중하고 체계적이며, 업무 처리 방식 면에서 상당히 독립적인 특징이 있다고 이야기합니다. 그래서 그들은 계획을 세우고 우선순위를 정하는 일에 정말 뛰어나지만 반면에 지나치게 조심스러운 것으로 보일 수 있으며, 느린 속도 때문에 다른 사람들이 불편함을 느낄 수 있습니다. 일에 열정적으로 전념하기 때문에 다른 사람과 업무를 나누는 것을 꺼릴 수 있습니다.
시간 관리의 전환: Flaxington은 이렇게 이야기합니다. "이들은 업무를 위임하고 다른 사람을 믿고 일을 맡기는 것을 본능적으로 피합니다. 따라서 그날 할 일을 살펴보고 가장 중요하고 집중해서 처리해야 할 일을 서너 가지 정도 고르십시오. 반드시 자신이 처리해야 할 일을 제외한 나머지 업무 중에 다른 사람에게 위임할 수 있는 일을 결정하십시오."
위임 문제는 많은 조직에서 공통으로 나타납니다. 시간 관리에 관해 2007년에 실시된 연구에 따르면(6) 조사 대상인 322개 회사 중에서 거의 절반이 직원의 업무 위임 기술에 문제가 있다고 답변했습니다. 컨텐츠 마케팅 회사 AudienceBloom의 설립자이자 CEO인 Jayson DeMers는 Inc에 기고한 글에서(7) 위임 문제로 고민하는 리더들을 위해 조언했습니다. 그는 우선순위를 정하는 것 외에, 예를 들어 업무량이 가장 적은 직원이 아닌 해당 업무에 필요한 기술을 가장 많이 보유한 직원에게 위임할 것을 제안합니다.
4. 예스맨
최고의 팀 플레이어로, 이들이 바라는 것은 오로지 동료를 돕고 지원하는 것입니다. 동료의 업무를 나눠서 하면서 팀워크에 기여하기는 하지만, 이러한 유형은 물러나는 것을 주저하고 자신의 역량보다 더 많은 일을 떠안을 수 있다는 단점이 있습니다. Roberts는 이들이 결과적으로 지나치게 긴 시간 동안 일하거나 기한을 지키지 못할 위험이 있다고 이야기합니다.
시간 관리의 전환: 심리치료사이자 라이프 코치인 Hilda Burke는 ‘아니오’라고 단호하게 거절하는 법을 배우라고 이야기합니다(8). 그녀는 다음과 같이 말합니다. "이 유형의 사람들에게 업무 프로그램을 만들라고 하면 시간이 꽤 걸릴 수는 있겠지만 불가능한 일은 아닙니다. 그리고 여전히 물러나기가 어렵고 일 때문에 압박감을 느낀다면 휴식을 취해야 합니다."
당연한 말로 들리겠지만, 정기적인 휴식이 생산성을 향상시킨다는 연구 결과가 있습니다. 직원의 컴퓨터 사용을 추적하여 생산성을 측정하는 앱인 DeskTime에 따르면 가장 적당한 휴식 시간은 17분이라고 합니다. 그리고 1999년 코넬(Cornell) 대 인체공학 연구 실험실에서는 컴퓨터 프로그램을 통해 근로자에게 쉬는 시간을 알려주는 실험을 실시했습니다.
그들이 이 프로젝트에서 얻은 결론은(9) 일을 멈추라는 알림을 받은 작업자들은 그렇지 않은 작업자에 비해 업무 정확도가 평균적으로 13% 더 높다는 사실이었습니다. 이 간단하면서도 효과적인 방법을 기반으로 하여 Marinara Timer(10)에서 PomoDone(11)에 이르는 수많은 앱이 생겨났습니다.
5. 완벽주의자
이 유형은 이름에서 알 수 있듯이 양보다 질을 굉장히 중시하기 때문에, 일을 끝내려면 가장 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다. Flaxington의 설명에 따르면 이들은 정확성을 무척 중요하게 여기기 때문에 업무량이 지나치게 많으면 압박감을 느끼고 힘들어할 수 있습니다. 그리고 외부에서 몰아붙일 경우 굉장한 스트레스를 받습니다.
시간 관리의 전환: 완벽주의자인 사람들은 어수선한 상태를 가장 싫어합니다. 그렇기 때문에 받은 편지함에 읽지 않은 메시지가 가득하면 질리게 될 수 있습니다. 이메일 트래픽이 매년 4퍼센트씩 증가할 것으로 예상되기 때문에(12) 문제를 빨리 극복할수록 좋습니다. 그러나 여러 방법을 통해 과도한 이메일 문제를 해결할 수 있습니다.
가장 잘 알려진 방법의 하나는 ‘받은 편지함 제로’라는 방법입니다. 바로 받은 편지함을 완전히, 또는 거의 비운 상태로 항상 유지하는 것입니다. 그 일 자체가 또 다른 일이 될 수도 있지만, 발명가인 Merlin Mann에 따르면(13) 새 메시지를 받았을 때 다섯 가지 중에서 선택할 수 있다고 합니다. 즉 메시지를 삭제하거나, 위임하거나, 회신하거나, 미루거나, 실행하는 것입니다. 이렇게 해서 받은 편지함에 해야 할 일만 남기고 좀 더 편리하게 우선순위를 정하고 처리할 수 있습니다.
Matthew Jenkin은 영국의 프리랜서 저널리스트이며, Guardian 신문에서 운영하는 구직자와 경력직 구직자를 위한 커뮤니티 사이트 Guardian Careers의 편집자로 근무했습니다.
출처:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
